Tránh OKR "thác đổ" khi chia mục tiêu xuống phòng ban
Vì sao chép mục tiêu công ty xuống từng phòng ban làm OKR mất tác dụng, và cách để mỗi cấp trả lời "phần của mình là gì".
Khi công ty có OKR, việc đầu tiên các phòng ban thường làm là chép lại mục tiêu của công ty, đổi chữ "công ty" thành tên phòng mình. Kết quả là một cây OKR ba tầng nói cùng một câu. Đó gọi là OKR "thác đổ".
Vì sao thác đổ là lỗi
Giả sử công ty có Key Result "Tăng số khách hàng doanh nghiệp từ 20 lên 30". Phòng Sales viết đúng câu đó. Phòng Marketing cũng viết đúng câu đó. Phòng Dev cũng vậy.
Cuối quý, công ty có 28 khách hàng. Ai đã đóng góp gì? Không ai trả lời được, vì cả ba phòng đều đo cùng một con số và không phòng nào đo phần việc của riêng mình. Tệ hơn, phòng Dev có thể làm rất tốt phần của họ mà điểm OKR vẫn thấp chỉ vì Sales chưa chốt được hợp đồng.
Câu hỏi đúng: phần của mình là gì?
Thay vì chép, mỗi phòng ban trả lời câu hỏi: để công ty đạt Key Result đó, phần đóng góp của chúng tôi là gì, và đo nó thế nào?
| Cấp | Key Result |
|---|---|
| Công ty | Tăng số khách hàng doanh nghiệp từ 20 lên 30 |
| Marketing | Tăng số khách hàng tiềm năng đủ điều kiện từ 40 lên 80 mỗi quý |
| Sales | Tăng tỷ lệ chốt từ khách tiềm năng đủ điều kiện từ 10% lên 15% |
| Dev | Giảm thời gian bàn giao bản demo cho khách từ 10 ngày xuống 4 ngày |
Mỗi phòng đo thứ mình kiểm soát được. Cộng lại, các phần này giải thích vì sao công ty đạt hoặc không đạt.
Liên kết thay cho sao chép
Trong Hapo OKR, mỗi Objective của phòng ban gắn với một Objective cấp trên. Giữa các Key Result có hai loại liên kết:
- Hỗ trợ: Key Result của phòng ban đóng góp vào Key Result công ty. Đây là cách thể hiện "phần của mình" mà không cần chép tiêu đề.
- Phụ thuộc: Key Result này cần Key Result khác hoàn thành trước. Khi Key Result được phụ thuộc chuyển sang Chệch hướng, người phụ trách phía sau nhận thông báo ngay.
Hệ thống cũng cảnh báo khi một Key Result có tiêu đề gần như trùng với Key Result cấp trên. Đó là dấu hiệu thác đổ dễ thấy nhất. Với các Key Result dạng số và tiền tệ, hệ thống còn gợi ý khi tổng cam kết của các Key Result hỗ trợ khác mục tiêu công ty. Ví dụ công ty cần thêm 10 khách hàng, các phòng chỉ cam kết 7.
Khi nào cùng một con số là hợp lý
Không phải mọi trùng lặp đều sai. Một nhóm nhỏ chịu trách nhiệm trọn một chỉ số, ví dụ nhóm vận hành chịu trách nhiệm thời gian hệ thống hoạt động, thì Key Result của nhóm có thể trùng với Key Result công ty. Khi đó, bấm "Chấp nhận" và ghi lý do một lần là đủ.
Kiểm tra nhanh trước khi gửi duyệt
- Nếu xoá tên phòng ban khỏi Key Result, có còn biết đây là việc của phòng nào không?
- Phòng ban có tự kiểm soát được con số này không, hay phụ thuộc hoàn toàn vào phòng khác?
- Cuối quý, con số này có giải thích được đóng góp của phòng vào mục tiêu công ty không?