Tách Key Result khỏi kế hoạch hành động
Key Result đo kết quả, kế hoạch hành động liệt kê việc phải làm. Trộn hai thứ là lỗi phổ biến nhất khi viết OKR.
Lỗi hay gặp nhất khi viết OKR là đưa danh sách việc vào chỗ của Key Result: "Tổ chức 3 buổi hội thảo", "Xây dựng trang giới thiệu mới", "Triển khai CRM". Những việc này cần làm, nhưng làm xong chưa chắc đã đạt mục tiêu.
Hai câu hỏi khác nhau
| Key Result | Kế hoạch hành động | |
|---|---|---|
| Trả lời câu hỏi | Làm sao biết đã tới đích? | Sẽ làm gì để tới đó? |
| Dạng | Con số, có giá trị đầu và đích | Danh sách việc, có người làm và hạn |
| Thay đổi trong quý | Hiếm khi | Thường xuyên |
| Ví dụ | Tăng khách hàng mới từ 4 lên 10 | Tổ chức hội thảo, gửi báo giá, làm case study |
Key Result ổn định cả quý. Kế hoạch hành động thì đổi liên tục: hội thảo không hiệu quả thì bỏ, thử kênh khác. Nếu viết hội thảo thành Key Result, đổi cách làm đồng nghĩa với việc phải sửa mục tiêu. Đó là dấu hiệu mục tiêu đặt sai chỗ.
Cách chuyển một đầu việc thành Key Result
Hỏi: làm việc này để đạt được gì? Rồi đo cái "đạt được" đó.
- "Tổ chức 3 buổi hội thảo" → hội thảo để có khách hàng tiềm năng → "Tăng số khách hàng tiềm năng đủ điều kiện từ 40 lên 80".
- "Xây dựng trang giới thiệu mới" → để khách liên hệ nhiều hơn → "Tăng số yêu cầu demo mỗi tháng từ 5 lên 15".
- "Triển khai CRM" → để đội sales làm việc trên một nguồn dữ liệu → "Số phòng ban dùng CRM hằng ngày: 0 → 5".
Việc gốc vẫn còn đó, chỉ chuyển xuống kế hoạch hành động của Key Result.
Kế hoạch hành động trong Hapo OKR
Mỗi Key Result có thẻ Kế hoạch hành động riêng. Mỗi việc trong đó có:
- người phụ trách và hạn chót;
- ngày bắt đầu nếu cần;
- mô tả viết bằng Markdown, có checklist;
- phần thảo luận riêng cho từng việc.
Việc quá hạn được nhắc qua Google Chat. Trang "Việc của tôi" gom cả Key Result cần check-in lẫn việc tới hạn của mỗi người, nên không ai phải mở từng Key Result để tìm việc của mình.
Hệ thống cũng cảnh báo khi tiêu đề Key Result mở đầu bằng động từ hành động mà không có con số nào. Đó là dấu hiệu điển hình của một đầu việc bị viết nhầm thành Key Result.
Ngoại lệ hợp lý
Có những việc mà bản thân việc hoàn thành đã là kết quả cần đạt: đạt chứng chỉ ISO, qua đợt kiểm toán, ra mắt sản phẩm đúng ngày cam kết với đối tác. Khi đó Key Result dạng mốc là hợp lý. Hãy viết rõ định nghĩa hoàn thành, ví dụ "nhận chứng chỉ chính thức", để cuối quý không ai phải tranh luận đã xong hay chưa.
Dấu hiệu nhóm đang trộn hai thứ
- Key Result đổi tiêu đề nhiều lần trong quý.
- Tất cả Key Result đều đạt 100% nhưng mục tiêu công ty không tiến lên.
- Check-in hàng tuần chỉ liệt kê việc đã làm, không nhắc tới con số.