Check-in hàng tuần trong Hapo OKR
Mỗi lần check-in ghi những gì, vì sao sửa check-in không ghi đè bản cũ, và tiến độ được tính thế nào.
Check-in là nhịp tim của OKR. Mỗi kỳ (thường là một tuần), người phụ trách Key Result cập nhật một lần để cả nhóm thấy mục tiêu đang ở đâu. Hapo OKR thiết kế màn check-in để việc này mất vài phút và không bỏ sót thông tin quan trọng.
Một lần check-in gồm những gì
| Trường | Ý nghĩa | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Giá trị hiện tại | Con số mới nhất của Key Result | Có |
| Mức tự tin | Đúng tiến độ, Có rủi ro hoặc Chệch hướng | Có |
| Kết quả đạt được | Tuần này đã làm được gì | Có |
| Việc tiếp theo | Tuần tới sẽ làm gì | Có |
| Khó khăn | Đang vướng ở đâu, cần ai giúp | Có, khi Có rủi ro hoặc Chệch hướng |
| Bằng chứng | Link tới tài liệu, báo cáo, bảng số liệu | Không |
Hai trường "kết quả đạt được" và "việc tiếp theo" bắt buộc vì một check-in chỉ có con số thì không ai biết vì sao con số thay đổi. Khi bạn chọn mức tự tin Có rủi ro hoặc Chệch hướng, hệ thống yêu cầu ghi khó khăn. Đó là lúc trưởng nhóm cần biết để vào giúp, không phải đến cuối quý mới phát hiện.
Mức tự tin theo từng kỳ
Mức tự tin được ghi riêng cho mỗi lần check-in, không phải một ô chung cho cả quý. Nhờ vậy có thể thấy một Key Result chuyển từ Đúng tiến độ sang Có rủi ro vào tuần nào, và sau khi được hỗ trợ thì có quay lại hay không.
Khi một Key Result chuyển sang Chệch hướng, người phụ trách các Key Result phụ thuộc vào nó nhận thông báo ngay. Họ không phải chờ tới buổi họp tuần mới biết kế hoạch của mình bị ảnh hưởng.
Sửa check-in không xoá bản cũ
Ai cũng có lúc nhập sai và cần sửa. Trong bảng tính, sửa là ghi đè, và bản cũ biến mất. Trong Hapo OKR, mỗi lần sửa tạo ra một bản ghi mới của cùng kỳ đó:
- bản mới nhất là bản đang dùng để tính tiến độ;
- các bản cũ vẫn xem lại được, kèm người sửa và thời điểm sửa;
- thời điểm nộp lần đầu được giữ nguyên, nên sửa check-in sau hạn không làm một lần nộp đúng hạn bị tính là trễ.
Nếu trưởng nhóm sửa hộ thành viên, hệ thống hiện cả người báo cáo ban đầu lẫn người sửa.
Tiến độ được tính thế nào
Tiến độ của Key Result tính từ giá trị đầu, giá trị đích, giá trị hiện tại và hướng đo:
- Hướng tăng: (hiện tại − đầu) ÷ (đích − đầu). Ví dụ từ 4 khách hàng lên 10, hiện có 7: tiến độ 50%.
- Hướng giảm: (đầu − hiện tại) ÷ (đầu − đích). Ví dụ giảm lỗi từ 100 xuống 20, hiện còn 60: tiến độ 50%.
Tiến độ không bao giờ âm, kể cả khi kết quả đi lùi so với lúc đầu quý. Tiến độ được phép vượt 100%, tối đa 150%, để ghi nhận những Key Result vượt mục tiêu. Key Result chưa có check-in nào được tính từ giá trị đầu, tức tiến độ 0%.
Khi tiến độ nhảy quá nhanh
Nếu tiến độ tăng hơn 50% chỉ trong một kỳ, hệ thống gợi ý đính kèm bằng chứng. Đây không phải lỗi chặn: có những tuần ký được hợp đồng lớn thật. Gợi ý này giúp người đọc check-in tin con số, thay vì phải hỏi lại trong phần bình luận.
Nhắc check-in tự động
Người phụ trách Key Result chưa check-in được nhắc qua Google Chat trước hạn và đúng ngày hạn, kèm link mở thẳng màn check-in của kỳ đó. Hệ thống không nhắc với Key Result đã xong, đã dừng, đã quá hạn chót, hay người đang nghỉ phép. Xem thêm nhịp vận hành OKR hàng tuần.